Wenn ein Deal sieben Tage schweigt, meldet er sich von selbst.
Eine HubSpot-Automation, die offene Deals im Blick behält: Bleibt ein Deal sieben Tage ohne Kontakt, geht eine interne Erinnerung an den zuständigen Sales-Owner, mit Kurzkontext und einem fertigen Follow-up-Vorschlag in der richtigen Sprache.
Warum dieser Case
Deals sterben selten an einem Nein.
Sie sterben an Stille. Ein erster Kontakt läuft gut, das Angebot geht raus, dann kommt der Alltag dazwischen. In einem kleinen, eingespielten Sales-Team rutscht das Nachfassen nicht aus Nachlässigkeit durch, sondern weil jeder gleichzeitig zehn andere Dinge offen hat.
Genau an diesem Übergabepunkt bleibt am meisten Pipeline liegen.
Das Tückische daran: Es fällt niemandem auf. Ein klares Nein wird vermerkt und ist raus. Ein stiller Deal dagegen steht einfach weiter in der Pipeline und altert. Niemand trifft die Entscheidung, ihn fallen zu lassen, er verschwindet nur langsam aus dem Blick.
Eine Automation macht aus der Stille ein Signal: Sie zählt ab dem letzten Kontakt mit, prüft nach sieben Tagen, ob der Deal überhaupt noch relevant ist, und legt dem Owner dann nicht nur einen Reminder hin, sondern den Kontext und den ersten Satz gleich dazu.
Der Workflow
So sieht die Automation in HubSpot aus
Ein einziger Deal-Workflow, komplett aus nativen HubSpot-Aktionen. Er startet beim letzten Kontakt, wartet, prüft und endet entweder mit einer fertig vorbereiteten Erinnerung oder still im Ende.
Nachbau des echten Workflows, vereinfacht auf die fünf Schritte. In HubSpot heißen die Aktionen Delay, Branch, Summarize record, Data Agent und Send internal email notification.
Der Ablauf
Schritt für Schritt
Fünf Stationen vom letzten Kontakt bis zur fertigen Erinnerung. Alles davor läuft ohne Zutun, der Mensch entscheidet erst ganz am Ende, ob und wie der Vorschlag rausgeht.
-
01
Der Timer startet beim letzten Kontakt
Auslöser ist das HubSpot-Feld Letzter Kontakt. Sobald es sich an einem Deal aktualisiert, steigt der Deal in den Workflow ein. Das ist der sauberste native Anker für „seit wann ist es still", weil HubSpot dieses Feld bei jeder Mail, jedem Anruf und jedem Meeting selbst pflegt.
-
02
Sieben Tage Geduld, mit Reset
Der Workflow wartet sieben Tage. Findet in dieser Zeit neuer Kontakt statt, aktualisiert sich Letzter Kontakt, der Deal wird neu eingeschrieben und der Timer beginnt von vorn. So erinnert niemand zu früh oder doppelt, und ein aktiver Deal löst gar nichts aus.
-
03
Ist der Deal überhaupt noch offen?
Nach den sieben Tagen prüft eine Verzweigung, ob der Deal noch in einer offenen Phase der Pipeline steht. Nur offene Deals laufen weiter, abgeschlossene sind ausgenommen. Trifft das nicht zu, endet der Lauf still.
-
04
Kontext zusammenfassen und Follow-up texten
Zwei KI-Schritte greifen ineinander. Der erste fasst den Deal kurz zusammen, worum es geht und wo er steht. Der zweite formuliert daraus einen kurzen, freundlichen Follow-up-Vorschlag, zwei bis drei Sätze, direkt verwendbar. Wirkt der Kontext deutsch, kommt der Vorschlag auf Deutsch, sonst auf Englisch.
-
05
Erinnerung an den Owner du entscheidest
Der Deal-Owner bekommt eine interne Mail: Hinweis auf den stillen Deal, Kurzkontext und der fertige Textvorschlag. Wichtig: Der Workflow sendet nichts an den Kunden. Er liefert dem Menschen eine Vorlage, die dieser in Sekunden übernimmt, anpasst oder verwirft. Die Hand bleibt beim Vertrieb.
Output
Was beim Owner ankommt
Drei Bausteine aus dem laufenden Workflow: die Logik, die nur offene Deals durchlässt, der Kurzkontext aus dem Deal und die fertige Erinnerung, an der der Mensch entscheidet.
- Neuer Deal
- Status prüfen
- Kontakt hergestellt
- Demo geplant
- Demo durchgeführt
- Angebot schreiben
- Angebot unterbreitet
- Verhandlungen gestartet
- Abgeschlossene Deals
Interesse an einem Workshop-Format für die Saison 2026. Angebot ist raus, eine Rückmeldung zu Umfang und Timing steht noch aus.
Hallo Jan, ich wollte mich kurz zu unserem Angebot melden. Passt das Format so für euch, oder sind noch Fragen offen? Ich nehme mir gern fünf Minuten dafür.
Hi Jan, just following up on the proposal I sent over. Does the format work for you, or are there any open questions? Happy to jump on a quick call.
Der Stack
Bewusst ohne Eigenbau
Im Gegensatz zur Content-Pipeline gibt es hier keinen eigenen Server und kein Plugin. Alles sind native HubSpot-Aktionen. Das ist Absicht: Was im CRM lebt, soll das Team auch selbst warten können.
- HubSpot WorkflowsDeal-basiert, ein einziger Flow
- Trigger: Letzter KontaktAnker für „seit wann still"
- Delay7 Tage, mit Re-Enrollment
- Branchoffene vs. abgeschlossene Phasen
- Breeze AI · SummarizeDeal-Kontext verdichten
- Breeze AI · Data AgentFollow-up-Text, DE oder EN
- Interne E-MailErinnerung an den Deal-Owner
- Kein Eigenbaualles Standard-HubSpot, vom Team wartbar
Was den Unterschied macht
Warum es funktioniert
- Reset statt Dauerschleife: Jeder neue Kontakt setzt die sieben Tage zurück. Niemand wird zu früh oder doppelt erinnert, aktive Deals bleiben unbehelligt.
- Nur offene Deals: Abgeschlossene Deals sind per Verzweigung ausgeschlossen, die Erinnerung trifft nur, was wirklich noch im Spiel ist.
- Kontext schon dabei: Der Owner liest nicht „Deal X ist still", sondern eine kurze Zusammenfassung plus einen fertigen ersten Satz.
- Sprache automatisch: Der Vorschlag kommt in DE oder EN, je nachdem, wie der Deal-Kontext wirkt. Kein manuelles Umschalten.
- Der Mensch sendet, nicht der Bot: Der Vorschlag ist eine Empfehlung im internen Postfach, kein Auto-Versand an den Kunden.
- Nativ und wartbar: Kein eigener Server, kein Code. Das Team kann den Workflow jederzeit selbst anpassen.
Ehrlich gesagt
Komplexität
Der Bau ist kein großes Projekt, sondern ein Nachmittag. Es gibt keinen Server, kein Plugin, keine externen Tools. Wer HubSpot-Workflows kennt, klickt die fünf Schritte zusammen.
Die Arbeit steckt nicht im Aufbau, sondern in der sauberen Logik. Das Datumsfeld will in HubSpot anders verglichen werden, als man zuerst denkt. Das Re-Enrollment muss genau so sitzen, dass der Timer bei neuem Kontakt zurückspringt, statt doppelt zu feuern. Und die offenen Phasen müssen vollständig erfasst sein, sonst rutscht doch wieder etwas durch. Genau dieses unspektakuläre Feintuning ist der Unterschied zwischen „läuft" und „nervt".
Ehrliche Einschätzung
Für wen sich das lohnt
Passt, wenn
- du HubSpot nutzt und mit Deal-Pipelines arbeitest
- Deals nach dem ersten Kontakt regelmäßig still werden
- dein Team genug Volumen hat, dass Nachfassen einfach untergeht
- du eine Pipeline in mehreren Sprachen bedienst
- Follow-up-Disziplin das Problem ist, nicht der Wille
Eher nicht, wenn
- dein CRM keine Workflow-Automation mitbringt
- ohnehin jeder Deal eng und manuell getrackt wird
- du reinen, vollständig manuellen Vertrieb bevorzugst
- keine HubSpot-AI verfügbar ist, dann fällt der Textvorschlag weg
Bau es selbst nach
Das Rezept, offen.
Hier ist die komplette Anleitung. Keine Mail nötig, kein Download. Wenn du HubSpot hast, klickst du diesen Workflow in einem Nachmittag zusammen. Die fünf Schritte in der richtigen Reihenfolge:
-
01
Deal-Workflow mit Trigger „Letzter Kontakt"
Neuer Workflow auf Basis von Deals. Einschreibekriterium: Letzter Kontakt ist bekannt und hat sich geändert. Re-Enrollment einschalten, damit neuer Kontakt den Timer zurücksetzt.
-
02
Verzögerung um 7 Tage
Eine Delay-Aktion mit sieben Tagen. Das ist die Stille-Schwelle, ab der nachgefasst werden soll.
-
03
Verzweigung auf offene Phasen
Ein Branch: nur weiter, wenn die Deal-Phase eine deiner offenen Phasen ist. Abgeschlossene Phasen bewusst ausschließen. Der „trifft nicht zu"-Pfad endet.
-
04
Zwei KI-Aktionen: zusammenfassen, dann texten
Summarize record für den Kurzkontext, danach ein Data Agent mit eigenem Prompt für den Follow-up-Vorschlag. Im Prompt: kurz, freundlich, zwei bis drei Sätze, Sprache aus dem Kontext ableiten (DE oder EN).
-
05
Interne Erinnerung an den Deal-Owner
Send internal email notification an den Deal-Owner. Betreff mit dem Dealnamen, im Text Kurzkontext und der vorgeschlagene Follow-up. Nicht an den Kunden senden, nur intern.
Warum offen statt hinter einer Mail? Weil dieser hier ehrlich in einem Nachmittag steht. Der Wert liegt nicht im Geheimnis, sondern darin, dass es jemand wirklich sauber aufsetzt. Wenn du beim Feintuning hängst, beim Datumsvergleich oder dem Re-Enrollment, dann melde dich.
Sowas für deine Pipeline?
Wenn bei dir offene Deals nach dem ersten Kontakt still werden und niemand hinterherkommt, lass uns einmal draufschauen. Oft reicht ein Nachmittag, um den größten Leck zu schließen.